Creo que la solución es fácil, al menos en la teoría. Hay que conseguir que el evento sea:

  1. profesional,
  2. atractivo,
  3. y conocido.

Pero claro, en la teoría, todo es muy bonito. Veamos ahora como podríamos llevarlo a la práctica.

¿Cómo conseguimos que el evento sea más profesional?

  • Teniendo una fecha definitiva meses antes.
  • Teniendo un logo que identifique el evento y un eslogan que haga de hilo conductor del evento.
  • Teniendo una página web del evento, con al menos los siguientes elementos en el menú:
    • HOME: ¿Quién? ¿Qué? ¿Para quien? ¿Dónde? ¿Cuándo? ¿Cuánto?
    • CALL-OF-PAPERS: Envío y votación de ponencias.
    • AGENDA: Fechas y horas del evento.
    • PONENCIAS: Breve descripción de cada ponencia.
    • PONENTES: Breve información de cada ponente.
    • REGISTRO: Para hacernos una aproximación del número de asistentes.
  • Para todo lo anterior se podría utilizar alguna aplicación online de gestión de eventos, como alguna de las siguientes:

¿Cómo conseguimos que el evento sea más atractivo?

  • Podríamos condensar las ponencias. Para ello tendríamos que:
    • Reducir la duración de las ponencias a 1 hora cómo máximo.
    • Poner ponencias tanto por la mañana como por la tarde.
    • Hacer varios tracks parallelos (por ejemplo uno de desarrollo, otro de sistemas y otro más general)
    • Reducir el número de días a 2 (por ejemplo jueves y viernes)
  • Podríamos incluir eventos para socializar, como por ejemplo:
    • Un betabeers (por ejemplo el jueves por la tarde-noche)
    • Un hackaton (por ejemplo el sábado después del evento)

¿Cómo conseguimos el evento sea más conocido?

  • Deberíamos empezar a publicitar el evento meses antes:
    • En cuanto tengamos las fechas, promocionar el “call of papers”.
    • Cuando tengamos los “call of papers”, promocionar su votación.
    • Cuando tengamos la agenda definitiva, promocionarla.
    • Días antes a bombo y platillo.
  • Deberíamos tener uno o varios comunity manager que gestionen las cuentas del evento en distintas redes sociales:
  • Deberíamos añadir un botón compartir en todas y cada una de las páginas de la web del evento.
  • Deberíamos dar a conocer el evento en todos los foros relacionados con que conozcamos.
Anuncios